[Kepviselok] Iratkezelés 2007 - előterjesztés

[ELTE TTK HOK Titkar]

Tisztelt Képviselők!

Az alábbiakban szeretném vázolni a 2007. január 1-től életbe lépő 
változásokat az iratkezelésben, illetve szeretnék javaslatot tenni a 
szankcionálásra.

Az iratkezelés:
***********

2007. január 1-jétől az utolsó olyan rész is megvalósulni látszik a 
terveimből, amelyet 2005 júliusában, titkárrá választásomkor 
megvalósítandónak gondoltam, az elektronikus levelek napi iktatása és 
archiválása. Ehhez azonban egyetlen feltételnek teljesülnie kell. 
Mindenki; azaz mindenki a hivatali ügymenethez kapcsolódó kimenő 
emailjeit el kell, hogy küldje az iktatás számára. Dolgozunk azon, hogy 
ez automatikus legyen, ám reális esély nincs rá, különböző informatikai 
problémák miatt.

A rendszer kifejtése:
A ttkhok.elte.hu szerver minden reggel 6 és 7 között elküldi számomra 
azt, hogy ki hány levelet küldött a postafiókjából. Ezután 
összeszámlálódik, hogy ki mennyit küldött el az iktatásra. A nap 
folyamán levél megy azoknak, akik mulasztottak, akiket kérek, hogy 
pótolják a hiányt. A hiány pótlására egy-két nap van maximum (rövidebb 
kellene, de tudom, hogy az irreális). Naponta 2-2,5 órát szánunk az 
emailok iktatására a lelkes segítőmmel (Nagy Melindával), kérlek 
titeket, ne növeljétek feleslegesen ezt az időt.

Papíros iktatás:
Jó lenne, ha minden papír a titkár kezén is átmenne. Ez nem kíván mást, 
mint gondos tervezést, és nem utolsó napi kapkodást. A papíros iktatás a 
reggel beérkező postával kezdődik, és utána az aznapi kimenő levelekkel 
folytatódik és remélhetőleg véget ér. Máskor lehetőleg ne küldjünk 
papíros levelet sehova, mert az mindenkinek felesleges munkát okoz.

Iratcsoportok:
Az irat beérkezés után iratszámot, tételszámot és felelőst kap. Ezek be 
lesznek vezetve az iktatókönyvbe. A felelős felel az irat meglétéért az 
ügy teljes; tehát teljes elintézéséig. (Pl.: ha szenátus anyag jön, az a 
szenátus végéig az elnöknél marad, csak addig van más kezében, amíg 
iktatódik). Ez fokozott figyelmet igényel a tisztségviselőtől. Az 
iratszám egy ügy alatt nem változik, alszámokat fog kapni minden külön 
irat a témában. Erre a későbbi visszakereséskor van szükség.

Iratfelelősök:
A felelősök feladata az ügy megoldása, és az iratok megőrzése, majd a 
megoldás során az irattárba tétel. Ez mindenkire vonatkozik, aki 
tisztségviselő, delegált.


Határozati javaslat:
***************
Mivel úgy gondolom, hogy itt a remek lehetőség arra, hogy szabályszerű 
működésünk legyen, mindenkit kérnék arra, hogy tartsa be az alábbi 
szabályokat.
1. A hivatali működés során keletkezett kimenő emailokat, és azokat a 
bejövőket, amelyek nem a hivatali címre jönnek, az iktatásra el kell 
juttatni.
2. A hivatalos levelezést (papír alapút) lehetőleg a levél elküldése 
előtti napon kell végezni.
3. Ameddig az ügy nincs megoldva, az iratokat az ügy felelősének meg 
kell őrizni, majd az irattárba tenni.

A TTK HÖK a fenti szabályokat magára nézve kötelezőnek tartja és be nem 
tartásuk esetén - ésszerű keretek közöttt - szankciókat alkalmaz.

Tisztelettel:
Palkó Tamás

Ui.: Ez volt az első tájékoztató levelem az ügyben, január 1-ig még sok 
ilyen várható.