[Kepviselok] Iratkezelés 2007 - tájékoztatás I.

[ELTE TTK HOK Titkar]

Tisztelt Képviselők!

Lassan végéhez ér az év, és kezdődik a következő. Az iktatáshoz azonban az alábbi egyszerű szabályok betartására szükség van.

Olvasd végig a levelet - ha nem olvasod végig, akkor magadra vess!
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

AZ IKTATÁSHOZ FELTÉTLENÜL SZÜKSÉGES SZABÁLYOK LISTÁJA

0. Az iratkezelő munkáját nem hátráltatom :)

1. Mindenki elküldi a kimenő hivatalos levelezését* az iktatas at ttkhok.elte.hu címre.

2. A tisztségviselőkön** kívül mindenki elküldi a bejövő hivatalos levelezését* az iktatas at ttkhok.elte.hu címre.

3. Hivatalos levelezésre a hivatali emailcímet*** kell használni.

4. Bejövő levelet nem törlök**** legalább egy hónapig.

5. A leveleimet (bejövő és kimenő) hetente archiválom*****.

6. A papíros leveleimet nem küldöm el iktatószám nélkül.

Lábjegyzet:

*Hivatalos levelezésnek minősül a következő: 
ülésekkel kapcsolatos emailok (meghívók, előterjesztések, emlékeztetők)
hallgatói kérdés, és arra adott válasz (tisztségviselők** esetében, vagy ideális esetben mindenki esetében)

**tisztségviselő az elnök, elnökhelyettes, biztos, szacskó, eb

***természetesen akinek van

****az egyértelműen spam-ként azonosíthatóak, illetve a ttkhok-os levlisták kivételével

*****jól elkülönülve folderekbe rakom, stb.


INDOKOLÁS:

A 0. és a 2. pontok közöttiek, valamint a 6. asszem világosak. Magyarázatra leginkább a 3.-5. szorul.

3. A hivatali emailcímek pont azért vannak, hogy arról intézze az ember a hivatali ügyeit, ha valami levél kell, akkor könnyebb és a személyiségi jogokat nem sérti, ha a hivatali postafiókkal kell valamit tenni.

4. Az iktatas postafiókon elég jó spamszűrő működik. Azonban figyelmetlenségből előfordulhat, hogy valami mégse spam, és véletlenül törlöm. Ekkor a két lista elemszám-eltéréséből látszik, hogy kinél van a levél, amelyik hiányzik, és akkor el lehet kérni. Ezt havonta fogjuk megcsinálni, mert így is nagy meló vár ránk. Továbbá havonta fogunk adathordozós mentést csinálni a levelezésből.

5. A heti archiválás megszüntet bizonyos (webmailnál és Thunderbirdnél előforduló) hibákat, átláthatóbbá teszi a levelezést, könnyebb keresni benne.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

HOGY MINDEZEK MEGVALÓSULJANAK, SZÜKSÉGES MINDENKINEK A RÉSZVÉTELE!


Ezért 2007. január 1-től**** a következőket léptetem életbe a képviselőlistán*, és a szakos levlistákon**.

1. A képviselőlista csak *@ttkhok.elte.hu - ról (esetleg *.elte.hu) fogad emaileket, akik más címmel vannak rajta, azokat törlöm***.

2. A szakos levlistákra az iktatas at ttkhok.elte.hu feliratkozik, és napi digest leveleket fog kérni. A listák archívuma nyilvános, úgyhogy csak azért teszem, hogy meglegyenek az iktatáson is a levelek.


Lábjegyzet:
*mint admin

**mint felhasználó

***mindenki legalább egy ttkhok-ös címmel már rajtavan...

****most éppen bugos, remélem megjavul...

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

A SZABÁLYOK BETARTATÁSÁRA KOMOLY ERŐFESZITÉSEKET TESZÜNK, MÉGPEDIG A KÖVETKEZŐ MÓDON:

1. Minden nap fél 7 tájékán jön egy levél, amely az alábbi formátumú (az x-ek helyén számok vannak):

Idoszak kezdete:
2006-12-28 06:26:49
vege:
2006-12-29 06:23:03 End queue run: pid=xxxxx
elnok:
x
taneh:
x
szoceh:
x
szerveh:
x
kulbiz:
x
sportbiz:
x
kollbiz:
x
informatikus:
x
hoktitkar:
x
eb:
x
fizikaszk:
x
matekszk:
x
kemiaszk:
x
foldtudszk:
x
bioszk:
x
gazdbiz:
x
kombiz:
x

2. Minden nap várhatóan délig összeszámoljuk az előző napi, iktatásra elküldött leveleket.

3. A két adat különbségét közzétesszük a képviselőlistán és felszólítjuk a hiánypótlásra.

4. Az előző napi hiánypótlásokat ellenőrizzük. Ha megvan, nincs szankció. Ha nincs, akkor tisztségviselő esetében beszámolót kérünk a választmányra (és annak fizetésmegvonás lehet a vége), nem tisztségviselő esetében az Ellenőrző bizottsághoz fordulunk. Indokolt esetben (visszaesőként) az informatikushoz fordulunk, aki intézkedhet az ügyben.


INDOKOLÁS:

Itt is csak a 4. pontot kell indokolnom szerintem. Az iktatás az én feladatkörömben van. Aki valamelyik levelet nem küldi át, az a munkámat hátráltatja. Minden esetben a legális szankciót választjuk.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
AZ IKTATÁS MENETE:

Minden nap várhatóan délig, egy óráig megtörténik az előző napi email és az aznapi papírforgalom leiktatása. A pontos menetrendet a mai nap folyamán küldöm el. Segítségemre van Nagy Melinda, akinek ezúton is köszönöm azt, hogy segíteni fog, ugyan még nem teljesen tudja mit vállalt :)


Kérlek titeket, hogy az első pár hétben legyetek türelmesek, azon leszünk, hogy a lehető legjobban végezzük munkánkat, ez valószínűsíthetőleg belső súrlódásokkal fog átszövődni.


---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Végezetül kis segítség.

Thunderbirdben az automatikus cc beállításait a következő helyen találod:
Eszközök/Postafiók beállításai/postafiók/Másolatok és Mappák oldalon a rejtett másolatot kap (Bcc): jelölőnégyzet bekapcsolása és az iktatas at ttkhok.elte.hu beírása szükséges.

Webmailben az automatikus cc beállításai még nem elérhetőek, viszont találtam a klienshez plugint, úgyhogy megkérem az informatikust, hogy csinálja meg. Remélhetőleg az új webmail majd jobban alkalmas lesz erre.

Pine alatt sajnos nem találtam megoldást. De azt már egyre kevesebben használják sajnos.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tisztelettel:

Palkó Tamás, titkár


Utóirat:

1. Aki visszaküldi nekem ezt a levelet, december 31-én éjfélig, az kap 1 sörrel egyenértékű italt (átvehető december 31-én vagy január 1-jén, előzetes egyeztetés után).

2. Igen, most bekeményítettem. Még van fél évem a titkári pályafutásomból, és úgy szeretném itt hagyni, hogy minden rendben van, minden a szabályok szerint működik. Ha ez nektek nagy kellemetlenséggel jár, az azt jelenti, hogy az elmúlt években nem figyeltünk erre kellőképpen oda.