[Kepviselok] Iratkezelés 2007 - tájékoztatás I.

2006. Dec. 29., P, 22:48:38 CET

Üdv!

5. A leveleimet (bejövő és kimenő) hetente archiválom*****.
-nem fogom tudni betartani

4. Bejövő levelet nem törlök**** legalább egy hónapig
-Attól függ, hány levelet kapok egy hónapban.

Ennyi...

> Tisztelt Képviselők!
>
> Lassan végéhez ér az év, és kezdődik a következő. Az iktatáshoz azonban az
> alábbi egyszerű szabályok betartására szükség van.
>
> Olvasd végig a levelet - ha nem olvasod végig, akkor magadra vess!
> -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
>
> AZ IKTATÁSHOZ FELTÉTLENÜL SZÜKSÉGES SZABÁLYOK LISTÁJA
>
> 0. Az iratkezelő munkáját nem hátráltatom :)
>
> 1. Mindenki elküldi a kimenő hivatalos levelezését* az
> iktatas at ttkhok.elte.hu címre.
>
> 2. A tisztségviselőkön** kívül mindenki elküldi a bejövő hivatalos
> levelezését* az iktatas at ttkhok.elte.hu címre.
>
> 3. Hivatalos levelezésre a hivatali emailcímet*** kell használni.
>
> 4. Bejövő levelet nem törlök**** legalább egy hónapig.
>
> 5. A leveleimet (bejövő és kimenő) hetente archiválom*****.
>
> 6. A papíros leveleimet nem küldöm el iktatószám nélkül.
>
> Lábjegyzet:
>
> *Hivatalos levelezésnek minősül a következő:
> ülésekkel kapcsolatos emailok (meghívók, előterjesztések, emlékeztetők)
> hallgatói kérdés, és arra adott válasz (tisztségviselők** esetében, vagy
> ideális esetben mindenki esetében)
>
> **tisztségviselő az elnök, elnökhelyettes, biztos, szacskó, eb
>
> ***természetesen akinek van
>
> ****az egyértelműen spam-ként azonosíthatóak, illetve a ttkhok-os
> levlisták kivételével
>
> *****jól elkülönülve folderekbe rakom, stb.
>
>
> INDOKOLÁS:
>
> A 0. és a 2. pontok közöttiek, valamint a 6. asszem világosak.
> Magyarázatra leginkább a 3.-5. szorul.
>
> 3. A hivatali emailcímek pont azért vannak, hogy arról intézze az ember a
> hivatali ügyeit, ha valami levél kell, akkor könnyebb és a személyiségi
> jogokat nem sérti, ha a hivatali postafiókkal kell valamit tenni.
>
> 4. Az iktatas postafiókon elég jó spamszűrő működik. Azonban
> figyelmetlenségből előfordulhat, hogy valami mégse spam, és véletlenül
> törlöm. Ekkor a két lista elemszám-eltéréséből látszik, hogy kinél van a
> levél, amelyik hiányzik, és akkor el lehet kérni. Ezt havonta fogjuk
> megcsinálni, mert így is nagy meló vár ránk. Továbbá havonta fogunk
> adathordozós mentést csinálni a levelezésből.
>
> 5. A heti archiválás megszüntet bizonyos (webmailnál és Thunderbirdnél
> előforduló) hibákat, átláthatóbbá teszi a levelezést, könnyebb keresni
> benne.
>
> -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
>
> HOGY MINDEZEK MEGVALÓSULJANAK, SZÜKSÉGES MINDENKINEK A RÉSZVÉTELE!
>
>
> Ezért 2007. január 1-től**** a következőket léptetem életbe a
> képviselőlistán*, és a szakos levlistákon**.
>
> 1. A képviselőlista csak *@ttkhok.elte.hu - ról (esetleg *.elte.hu) fogad
> emaileket, akik más címmel vannak rajta, azokat törlöm***.
>
> 2. A szakos levlistákra az iktatas at ttkhok.elte.hu feliratkozik, és napi
> digest leveleket fog kérni. A listák archívuma nyilvános, úgyhogy csak
> azért teszem, hogy meglegyenek az iktatáson is a levelek.
>
>
> Lábjegyzet:
> *mint admin
>
> **mint felhasználó
>
> ***mindenki legalább egy ttkhok-ös címmel már rajtavan...
>
> ****most éppen bugos, remélem megjavul...
>
> -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
>
> A SZABÁLYOK BETARTATÁSÁRA KOMOLY ERŐFESZITÉSEKET TESZÜNK, MÉGPEDIG A
> KÖVETKEZŐ MÓDON:
>
> 1. Minden nap fél 7 tájékán jön egy levél, amely az alábbi formátumú (az
> x-ek helyén számok vannak):
>
> Idoszak kezdete:
> 2006-12-28 06:26:49
> vege:
> 2006-12-29 06:23:03 End queue run: pid=xxxxx
> elnok:
> x
> taneh:
> x
> szoceh:
> x
> szerveh:
> x
> kulbiz:
> x
> sportbiz:
> x
> kollbiz:
> x
> informatikus:
> x
> hoktitkar:
> x
> eb:
> x
> fizikaszk:
> x
> matekszk:
> x
> kemiaszk:
> x
> foldtudszk:
> x
> bioszk:
> x
> gazdbiz:
> x
> kombiz:
> x
>
> 2. Minden nap várhatóan délig összeszámoljuk az előző napi, iktatásra
> elküldött leveleket.
>
> 3. A két adat különbségét közzétesszük a képviselőlistán és felszólítjuk a
> hiánypótlásra.
>
> 4. Az előző napi hiánypótlásokat ellenőrizzük. Ha megvan, nincs szankció.
> Ha nincs, akkor tisztségviselő esetében beszámolót kérünk a választmányra
> (és annak fizetésmegvonás lehet a vége), nem tisztségviselő esetében az
> Ellenőrző bizottsághoz fordulunk. Indokolt esetben (visszaesőként) az
> informatikushoz fordulunk, aki intézkedhet az ügyben.
>
>
> INDOKOLÁS:
>
> Itt is csak a 4. pontot kell indokolnom szerintem. Az iktatás az én
> feladatkörömben van. Aki valamelyik levelet nem küldi át, az a munkámat
> hátráltatja. Minden esetben a legális szankciót választjuk.
>
> ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
> AZ IKTATÁS MENETE:
>
> Minden nap várhatóan délig, egy óráig megtörténik az előző napi email és
> az aznapi papírforgalom leiktatása. A pontos menetrendet a mai nap
> folyamán küldöm el. Segítségemre van Nagy Melinda, akinek ezúton is
> köszönöm azt, hogy segíteni fog, ugyan még nem teljesen tudja mit vállalt
> :)
>
>
> Kérlek titeket, hogy az első pár hétben legyetek türelmesek, azon leszünk,
> hogy a lehető legjobban végezzük munkánkat, ez valószínűsíthetőleg belső
> súrlódásokkal fog átszövődni.
>
>
> ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
> Végezetül kis segítség.
>
> Thunderbirdben az automatikus cc beállításait a következő helyen találod:
> Eszközök/Postafiók beállításai/postafiók/Másolatok és Mappák oldalon a
> rejtett másolatot kap (Bcc): jelölőnégyzet bekapcsolása és az
> iktatas at ttkhok.elte.hu beírása szükséges.
>
> Webmailben az automatikus cc beállításai még nem elérhetőek, viszont
> találtam a klienshez plugint, úgyhogy megkérem az informatikust, hogy
> csinálja meg. Remélhetőleg az új webmail majd jobban alkalmas lesz erre.
>
> Pine alatt sajnos nem találtam megoldást. De azt már egyre kevesebben
> használják sajnos.
>
> ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
> Tisztelettel:
>
> Palkó Tamás, titkár
>
>
> Utóirat:
>
> 1. Aki visszaküldi nekem ezt a levelet, december 31-én éjfélig, az kap 1
> sörrel egyenértékű italt (átvehető december 31-én vagy január 1-jén,
> előzetes egyeztetés után).
>
> 2. Igen, most bekeményítettem. Még van fél évem a titkári pályafutásomból,
> és úgy szeretném itt hagyni, hogy minden rendben van, minden a szabályok
> szerint működik. Ha ez nektek nagy kellemetlenséggel jár, az azt jelenti,
> hogy az elmúlt években nem figyeltünk erre kellőképpen oda.
>
>
>
> _______________________________________________
> Kepviselok mailing list
> Kepviselok at ttkhok.elte.hu
> http://ttkhok.elte.hu/mailman/listinfo/kepviselok
>