[Kepviselok] Iratkezelés 2007 - III. felvonás

[ELTE TTK HOK Titkar]

Tisztelt Képviselők!

Bár az I. tájékoztató levelet többen olvasták, mint 5-en, mégis csak 5 
reakció érkezett az utóiratra. Ez vagy azt jelenti, hogy a többiek nem 
olvasták el addig, vagy nem kértek az italból, vagy valami egészen mást.

Na mindegy.

Válaszolnék azonban a beérkezett reagálásokra.

1. Most akkor tényleg mindent el kell küldeni az iktatásra típusú levelek

Az iktatásra csak és kizárólag a hivatalos kimenő leveleket kell 
elküldeni. Hivatalos kimenő levélnek számít minden, amit a 
tisztségviselő a tisztségviselői emailcíméről ír, minden, amit a 
tisztségviselő a tisztsége ellátása érdekében a magánemailcíméről ír, és 
minden, hivatalos hallgatói levélre írt válasz.

( Pl. hivatalos az a hallgatói levél, amit mondjuk Gipsz Jakab kap a 
gipszjakab at ttkhok.elte.hu emailcímre azzal, hogy " Szia Jakab, fel 
lehet-e venni hatodjára egy tárgyat?" és az erre küldött válasz, 
miszerint "Szia, kérdezd meg a tanulmányi elnökhelyettest a 
taneh at ttkhok.elte.hu-n" vagy "Szia, tuti nem lehet felvenni hatodjára 
egy tárgyat" levelek.

Az nem hivatalos, ha Gipsz Jakab kap egy levelet a 
gipszjakab at ttkhok.elte.hu emailcímre azzal, hogy "Szia Jakab, te mit 
csinálsz szilveszterkor?" és az erre küldött válasz sem az, miszerint 
"Szia, épp hülye leveleket küldözgetek szerte a világba"

stb.)

A levél hivatalossá nyilvánítása természetesen a képviselő dolga és 
felelőssége, ezt ellenőrizni (nem tisztségviselők esetében) nem tudom, 
és nem is akarom.


Tisztségviselők esetében természetesen más a helyzet. A hivatali (pl. 
elnok, taneh, stb.) emailcímre érkezett összes üzenet továbbítódik az 
iktatásra. Az összes kimenőt viszont a tisztségviselő kötelezettsége 
továbbítani (hiszen hivatalos levélről van szó, különben a magáncímről 
írtam volna...), erre Thunderbird és Webmail esetében már van 
automatizáltság is. Kérek minden tisztségviselőt, hogy ennek megfelelően 
járjon el. Azok, akik puttyolnak, még továbbra is be kell állítani 
minden egyes levélnél a továbbítást.

Az elküldött levelek számáról statisztika készül, ugyanúgy az iktatásra 
beérkezettekről. A kettő között ideális esetben nincs eltérés. És azt 
szeretném elérni (és ebben azt hiszem megvannak a kellő jogosítványaim) 
hogy ez így is maradjon.

2. Én ezt úgyse fogom megcsinálni típusú hozzászólások

Azt hiszem én sem avatkozok bele senki más munkájába a kelleténél 
jobban. Sőt, szerintem senkinek nem mondtam még olyat, hogy ezt úgyse 
fogom megcsinálni. Kérlek titeket, ne akadályozzátok a munkámat azzal, 
hogy meg se próbáljátok. Itt vagyok, sőt itt vagyunk akik vállaltuk, 
hogy ezt az utolsó olyan folyamatot, ami szinte sosem volt megcsinálva 
megcsináljuk. Nagyon nehéz a feladatunk, de nem sajnáljuk rá az időt és 
energiát. Csak január folyamán kb. 50-60 órát fogunk ezzel eltölteni.

3. Biztos csak azért csinálja ezt a Yeti, hogy ellenőrizzen mindenkit.

Nem. Nem ez a cél. A cél az, hogy minden, ami a Hallgatói 
Önkormányzatban történik, visszakereshető legyen. Hogy meg tudjuk 
mondani, hogy a tanulmányi elnökhelyettes a vizsgaidőszakban mondjuk 250 
hallgatói emailra reagált. Hogy meg tudjuk mondani, hogy a szerveh már 8 
emailt küldött a Fekete Pákónak, és egyszer nem kapott választ. És hogy 
az szoceh mondjuk 10 napja elküldte az utalnivalót, csak a kar nem 
méltóztatik megcsinálni.

Van egy másik cél is. Nagyon sok levelezőlista van a tulajdonunkban, 
rajta soksok hallgató, és még több probléma. És amit a tanítás alatt nem 
győznek belém sulykolni, hogy ha van egy probléma, az tuti biztos, hogy 
nem egy hallgatót érint, hanem többet, lehet, hogy az összeset. És mivel 
ezek a listák szeparáltak, sokszor az egyik fontos infó nem jut el egy 
olyan hallgatóhoz, akinek nem jutott eszébe megkérdezni, csak érint. 
Tipikusan ilyen példák a tanulmányi, a szociális, a rendezvényes esetek. 
Ha van olyan valaki, akihez eljutnak ezek az infók egyszerre, akkor 
ezeket egyszerűbben meg lehet oldani.

------

Néhány óra múlva elindul a gépezet; mindenkit kérek, hogy ennek 
megfelelően végezze a munkáját - én is csak ezt szeretném.

Természetesen mindenki számára rendelkezésre állok január 1-től az 
ismert csatornákon (telefon, email, msn, stb.) Személyesen január 3-ától 
vagyok az egyetemen elérhető (2-án még zárva az egyetem).


Palkó Tamás
titkár