[Kepviselok] Újabb napirendi pont javaslat

[ELTE TTK HOK Titkar]

Tisztelt Választmány!

Sajnos ígéretem ellenére nem sikerült elkészülnöm határidőre az 
iktatással. Ugyan sikerült a szeptember-november adatait feldolgozni 
(kb. 150 irat), ugyanennyi még hátravan.

Ezért most az Önkormányzat alapszabályának 75. pontja értelmében 
beszámolót írok. Amennyiben nem fogadja el a választmány a beszámolót, 
akkor egyhavi tisztségviselői ösztöndíjamat meg kell vonni.

Beszámoló
-----------------
Tisztelt Választmány!

Titkári feladataimat igyekeztem az elmúlt időszakban a legjobb 
tudásomhoz képest ellátni.

Emlékeztetők írása:
Augusztus 30. óta a választmány emlékeztetők kettő kivételével a 
rendelkezésre álló 3 munkanapon belül, általában 1 munkanap alatt 
elkészítettem. A legutóbbi emlékeztető csúszott a legtöbbet, ennek oka 
az, hogy 3 órányi hangfelvételt kellett visszahallgatnom és tartalmi 
kivonatot készítenem. A közgyűlés emlékeztetők mind elkészültek 
határidőre. Az elmúlt években szerintem egyetlen példa sem volt, hogy 
több, mint fél év emlékeztetői mind rendelkezésre állnak.

Eseménynaptár:
Minden vasárnap kiküldöm a következő hét eseményeit, ennek az ötletét 
elődömtől lestem el, viszont elődömhöz képest meg is csinálom minden 
héten. Több visszajelzést kaptam, hogy ez jó dolog.

Iktatás:
Ez az a rész, amelybe igen nagy erőfeszítéssel meg akartam csinálni, 
valamelyest automatizálni akartam, kevés sikerrel. Tudni kell, hogy 
nincs olyan, hogy papíros iktatás meg elektronikus iktatás. A kettő 
elvileg egyként létezik, és kell, hogy létezzen. Sajnos az iktatóprogram 
beszerzése kudarccal zárult, a cég nem keresett meg engem a kérdéseimre 
adandó válaszokkal. A mai napig több, mint 3000 elektronikus levél 
érkezett a postafiókba, valamint kb. 100 papíron érkezett.

Egyéb titkári tevékenység:
A rámbízott feladatokat általában pár napos határidővel tudtam vállalni, 
egyedül talán Szász Andrej kulcsfelvételi jogának kérdése húzodott el a 
szükségesnél tovább.

Egyéb tevékenység:
Úgy gondolom, hogy a vezetőképzőn, a nyílt napon végeztem még olyan 
munkát, amellyel az önkormányzatot segítettem, és nem egyéb 
feladataimhoz kapcsolódik.

Kérem a tisztelt választmányt, hogy döntsön belátása szerint a beszámolóról.