[Kepviselok] Vitaindító anyag a rendezvényekről

[ELTE TTK HÖK titkár]

Tisztelt Képviselők!

Az október 11-i választmány döntött arról, hogy szabályozni kívánja a 
rendezvények támogatásának odaítélésének és az elszámolás rendjét. Az 
alábbi írásban mintegy vitaindítóként leírom, hogyan képzelem megoldani 
a problémát.

1. A pályázás módja:
Jelenleg kari rendezvényekre és szakterületi rendezvényekre van 
költségvetési sor. Kari rendezvényeket általában a szervező 
elnökhelyettes szervez, szakterületi rendezvényeket a szakterületi 
koordinátorok szervezik. Hallgatólagos megállapodás van a szakterületi 
rendezvények számára fordítható pénz ötfelé osztására.
A kari polgárok általában ki vannak zárva a pályázásból, hiszen nem 
tudják, hogy van ez a lehetőség. Így az első számú elv a következő 
lenne: Minden pályázat beadásának feltétele az lenne, hogy az illető 
kari polgár legyen. Nem szükséges csupán hallgatókra leszűkíteni a 
keretet, hiszen oktatók is szervezhetnek a kar polgárai számára rendezvényt.
Jelenleg a Hallgatói Önkormányzat által szervezett rendezvények kettő 
nagyobb kategóriába sorolhatóak: nagy költségvetésű rendezvények és kis 
költségvetésű rendezvények. Nagyok a Gólyabál, Lágymányosi Bál, 
Lágymányosi Eötvös Napok, Utcabál stb. Ezeket a rendezvényeket kiemelten 
kellene kezelni, hiszen ezeknek az időpontja jó előre letisztázott, nagy 
költségigényűek. Így a második számú elv lenne, hogy az 
összköltségvetésnek megfelelően kettő kategóriában lehetne pályázni.

2. A pályázás rendje:
Jelenleg a rendszer úgy működik, hogy a szervező pályázatot ír a 
Hallgatói Önkormányzatnak, amelyben leírja a rendezvény paramétereit, és 
a pályázni kívánt pénzösszeget. Szerintem azonban ez nagyon kevés, 
ahhoz, hogy megítéljük a rendezvényt. Így arra kellene helyeznünk a 
hangsúlyt, hogy azok a rendezvények, amelyeket a Hallgatói Önkormányzat 
támogat, minél több információval lássa el a hallgatók célcsoportját, 
illetve a Hallgatói Önkormányzatot. Azaz információink legyenek arról, 
hogy kik és hányan szervezik a rendezvényt, kiknek szervezik, előzetesen 
hány résztvevővel számolnak, illetve hogy a rendezvény reklámozását 
milyen módon (időben és térben) kívánják megoldani, valamint arról, hogy 
a rendezvény várható bevételi és kiadási oldala hogyan alakul. Ezen 
információk birtokában a választmány előtt elegendő információ lehet 
arról, hogy a rendezvény várhatóan milyen színvonalú lesz, egyáltalán 
szükség van-e a hallgatói önkormányzat támogatására, és ha igen, akkor 
mennyire. Itt is meg kellene különböztetnünk két esetet:
Tapasztalataink szerint a nagy költségvetésű rendezvények esetén 
problémát okozna az, hogyha nem számolhatnának előre a Hallgatói 
Önkormányzat támogatásával, míg a kisebb rendezvények esetén ez nem 
jelent nagy problémát. Így a harmadik elv az lenne, hogy a nagy 
költségvetésű rendezvények esetén a választmány előre szavaz az 
összegről, míg kisebb költségvetés esetén a választmány utólag szavaz az 
összegről. Ez egyrészt védi a nagyobb költségvetésű rendezvényeket az 
esetleges bukástól, másrészt a kisebb költségvetésű rendezvényeket 
érdekeltté teszi a rendezvény jó megszervezésében.
Jelenleg a kisebb költségvetésű rendezvények nagy részének nem lenne 
szüksége a Hallgatói Önkormányzat támogatására, hiszen önellátóak. Ezek 
esetében a választmány a terv benyújtásakor lehetne látni azt, hogy jó 
rendezés esetén a bevételek fedezik a kiadásokat, ami a rendezvény után 
realizálódik is. Ez esetben a Hallgatói Önkormányzatnak felesleges 
döntenie a támogatásról. Ha valamiért nem sikerül a rendezvény jól, 
akkor a terv és a valóság összevetéséből kiderülhet, hogy ki a hibás. 
Amennyiben a szervezők, akkor viseljék a következményeket, amennyiben 
nem a szervezőknek felróható okok miatt lett bukás, akkor a választmány 
megszavazhatja a veszteség rendezését.
A nagy költségvetésű rendezvények időpontjai jó előre ismertek, ezért a 
pályázatot  a rendezvény előtt legalább egy hónappal be kellene 
nyújtani, hogy egyrészt a szervezők ne az utolsó pillanatban készüljenek 
a munkára, másrészt a döntés következményeit legyen módjuk lereagálni, 
pl. ha kevesebbet kapnak, mint amennyit szeretnének, akkor legyen még 
idő. Valamint az csak jó, ha a szervezők jó előre tisztában vannak a 
rendezvény szervezésének részleteivel. A kisebb költségvetésűek esetében 
a két hét lehet az optimális, hiszen ennyi idő kell a szervezéshez.

3. Az elbírálás rendje:
A beérkezett előterjesztéseket a választmány az alapszabálynak 
megfelelően napirendre veszi, ahol a pályázónak meg kell jelennie, és 
elő kell adnia a pályázat részleteit. Nagy költségvetés esetén a 
választmány dönt a támogatás mértékéről, kis költségvetés esetében nem, 
az előzőekben leírtak miatt. A támogatás összegét a döntés 
következményében a vonatkozó szabályok szerint lehet elkölteni - akár a 
rendezvény előtt is.

4. Az elszámolás rendje:
A rendezvény lebonyolítása utáni első választmányig kelljen elkészíteni 
a beszámolót és a teljes elszámolást. Azért ilyen szigorú a határidő, 
mert elméletileg a rendezvény végéig a költségeknek ki kell derülniük - 
mégha papíros formába nem is kerülnek. A támogatás összegéről megfelelő 
számlákat kellene hozni, hiszen csak úgy tudja az önkormányzat kifizetni 
az összeget. Az elszámolást választmányi napirendként kellene 
beterjeszteni az erre vonatkozó szabályoknak megfelelően, illetve meg 
kellene jelenni, hogy a választmány tagjai kérdéseket tegyenek fel a 
rendezvénnyel kapcsolatban. Kis költségvetésű rendezvény esetén itt 
történik a döntés a támogatás mértékéről.

Tisztelettel:
Palkó Tamás
ELTE TTK HÖK titkár

Ui: Kérem, hogy a listára válaszoljatok, ne csak nekem.