[Kepviselok] Vitaindító anyag a rendezvényekről

[szerveh at ttkhok.elte.hu]

Tisztelt Valasztmany!

Alaposan atgondoltam es atneztem a titkar altal leirtakat.
Ugy gondlom, hogy a rendezvenyeknel kategorizalni kell a "nagy" es a
"kicsi" fogalmat.
Ha ez megvan,akkor nagyon is tamogathatonak tartom ezen szabalyzast!

Udvozlettel:

szerveh


> Tisztelt Képviselők!
>
> Az október 11-i választmány döntött arról, hogy szabályozni kívánja a
> rendezvények támogatásának odaítélésének és az elszámolás rendjét. Az
> alábbi írásban mintegy vitaindítóként leírom, hogyan képzelem megoldani
> a problémát.
>
> 1. A pályázás módja:
> Jelenleg kari rendezvényekre és szakterületi rendezvényekre van
> költségvetési sor. Kari rendezvényeket általában a szervező
> elnökhelyettes szervez, szakterületi rendezvényeket a szakterületi
> koordinátorok szervezik. Hallgatólagos megállapodás van a szakterületi
> rendezvények számára fordítható pénz ötfelé osztására.
> A kari polgárok általában ki vannak zárva a pályázásból, hiszen nem
> tudják, hogy van ez a lehetőség. Így az első számú elv a következő
> lenne: Minden pályázat beadásának feltétele az lenne, hogy az illető
> kari polgár legyen. Nem szükséges csupán hallgatókra leszűkíteni a
> keretet, hiszen oktatók is szervezhetnek a kar polgárai számára
> rendezvényt.
> Jelenleg a Hallgatói Önkormányzat által szervezett rendezvények kettő
> nagyobb kategóriába sorolhatóak: nagy költségvetésű rendezvények és kis
> költségvetésű rendezvények. Nagyok a Gólyabál, Lágymányosi Bál,
> Lágymányosi Eötvös Napok, Utcabál stb. Ezeket a rendezvényeket kiemelten
> kellene kezelni, hiszen ezeknek az időpontja jó előre letisztázott, nagy
> költségigényűek. Így a második számú elv lenne, hogy az
> összköltségvetésnek megfelelően kettő kategóriában lehetne pályázni.
>
> 2. A pályázás rendje:
> Jelenleg a rendszer úgy működik, hogy a szervező pályázatot ír a
> Hallgatói Önkormányzatnak, amelyben leírja a rendezvény paramétereit, és
> a pályázni kívánt pénzösszeget. Szerintem azonban ez nagyon kevés,
> ahhoz, hogy megítéljük a rendezvényt. Így arra kellene helyeznünk a
> hangsúlyt, hogy azok a rendezvények, amelyeket a Hallgatói Önkormányzat
> támogat, minél több információval lássa el a hallgatók célcsoportját,
> illetve a Hallgatói Önkormányzatot. Azaz információink legyenek arról,
> hogy kik és hányan szervezik a rendezvényt, kiknek szervezik, előzetesen
> hány résztvevővel számolnak, illetve hogy a rendezvény reklámozását
> milyen módon (időben és térben) kívánják megoldani, valamint arról, hogy
> a rendezvény várható bevételi és kiadási oldala hogyan alakul. Ezen
> információk birtokában a választmány előtt elegendő információ lehet
> arról, hogy a rendezvény várhatóan milyen színvonalú lesz, egyáltalán
> szükség van-e a hallgatói önkormányzat támogatására, és ha igen, akkor
> mennyire. Itt is meg kellene különböztetnünk két esetet:
> Tapasztalataink szerint a nagy költségvetésű rendezvények esetén
> problémát okozna az, hogyha nem számolhatnának előre a Hallgatói
> Önkormányzat támogatásával, míg a kisebb rendezvények esetén ez nem
> jelent nagy problémát. Így a harmadik elv az lenne, hogy a nagy
> költségvetésű rendezvények esetén a választmány előre szavaz az
> összegről, míg kisebb költségvetés esetén a választmány utólag szavaz az
> összegről. Ez egyrészt védi a nagyobb költségvetésű rendezvényeket az
> esetleges bukástól, másrészt a kisebb költségvetésű rendezvényeket
> érdekeltté teszi a rendezvény jó megszervezésében.
> Jelenleg a kisebb költségvetésű rendezvények nagy részének nem lenne
> szüksége a Hallgatói Önkormányzat támogatására, hiszen önellátóak. Ezek
> esetében a választmány a terv benyújtásakor lehetne látni azt, hogy jó
> rendezés esetén a bevételek fedezik a kiadásokat, ami a rendezvény után
> realizálódik is. Ez esetben a Hallgatói Önkormányzatnak felesleges
> döntenie a támogatásról. Ha valamiért nem sikerül a rendezvény jól,
> akkor a terv és a valóság összevetéséből kiderülhet, hogy ki a hibás.
> Amennyiben a szervezők, akkor viseljék a következményeket, amennyiben
> nem a szervezőknek felróható okok miatt lett bukás, akkor a választmány
> megszavazhatja a veszteség rendezését.
> A nagy költségvetésű rendezvények időpontjai jó előre ismertek, ezért a
> pályázatot  a rendezvény előtt legalább egy hónappal be kellene
> nyújtani, hogy egyrészt a szervezők ne az utolsó pillanatban készüljenek
> a munkára, másrészt a döntés következményeit legyen módjuk lereagálni,
> pl. ha kevesebbet kapnak, mint amennyit szeretnének, akkor legyen még
> idő. Valamint az csak jó, ha a szervezők jó előre tisztában vannak a
> rendezvény szervezésének részleteivel. A kisebb költségvetésűek esetében
> a két hét lehet az optimális, hiszen ennyi idő kell a szervezéshez.
>
> 3. Az elbírálás rendje:
> A beérkezett előterjesztéseket a választmány az alapszabálynak
> megfelelően napirendre veszi, ahol a pályázónak meg kell jelennie, és
> elő kell adnia a pályázat részleteit. Nagy költségvetés esetén a
> választmány dönt a támogatás mértékéről, kis költségvetés esetében nem,
> az előzőekben leírtak miatt. A támogatás összegét a döntés
> következményében a vonatkozó szabályok szerint lehet elkölteni - akár a
> rendezvény előtt is.
>
> 4. Az elszámolás rendje:
> A rendezvény lebonyolítása utáni első választmányig kelljen elkészíteni
> a beszámolót és a teljes elszámolást. Azért ilyen szigorú a határidő,
> mert elméletileg a rendezvény végéig a költségeknek ki kell derülniük -
> mégha papíros formába nem is kerülnek. A támogatás összegéről megfelelő
> számlákat kellene hozni, hiszen csak úgy tudja az önkormányzat kifizetni
> az összeget. Az elszámolást választmányi napirendként kellene
> beterjeszteni az erre vonatkozó szabályoknak megfelelően, illetve meg
> kellene jelenni, hogy a választmány tagjai kérdéseket tegyenek fel a
> rendezvénnyel kapcsolatban. Kis költségvetésű rendezvény esetén itt
> történik a döntés a támogatás mértékéről.
>
> Tisztelettel:
> Palkó Tamás
> ELTE TTK HÖK titkár
>
> Ui: Kérem, hogy a listára válaszoljatok, ne csak nekem.
>
>
> _______________________________________________
> Kepviselok mailing list
> Kepviselok at ttkhok.elte.hu
> http://ttkhok.elte.hu/mailman/listinfo/kepviselok
>