[Kepviselok] beszamolo

[Orbán Ádám]

Beszámoló

Megválasztásom óta lassan, de biztosan beletanultam a titkári feladatok
legtöbbjébe. Létrehoztam egy átlátható iktatási rendszert, amely
fizikailag is rendszerbe szedi az iratokat, így azok később is
könnyebben visszakereshetővé váltak. Ebbe a struktúrába jelenleg a 2004.
évben keletkezett iratok 100%-a beletartozik, valamint folyamatban van a
korábbi iktatás újrarendezési is - jelenleg 2002 második felénél tart az
iratrendezés.

Az ígért, hetente megjelenő emlékeztető két kivételtől eltekintve minden
héten megjelent és a visszajelzések szerint hasznos és keresett
munkaeszközévé vált a képviselőknek. Fontos azonban megjegyeznem, hogy a
megjelenéshez szükséges információkat gyakran igen nehéz megszereznem,
ezért ez úton is kérem a képviselőket, hogy ha tudomásuk van olyan
eseményről, amely mások számára is fontos lehet, ne felejtsenek el két
mondatban erről az emlékeztető számára is megemlékezni - nyilván a
megjelenés hete előtt.

Titkári posztom egyik legfontosabb feladata az Önkormányzat üléseinek
dokumentálása. Hivatali időm alatt egyetlen olyan ülésről tudok, amelyen
nem jelentem meg. Így minden szükséges jegyzőkönyv, jelenléti ív,
hangfelvétel, valamint emlékeztető elkészült. Sajnos a nyilvánosságra
hozatal terén van némi lemaradásom - amelyet jelen közgyűlés idejére
egyébként pótolni fogok.

Hozzám tartozik még az Önkormányzat levelezésének egy része is. E téren
egyetlen fennakadásról tudok - a Matematika tanszékcsoportok tanácsának
és titkári mivoltomnak kommunikációjában állt be némi anomália, de a
helyzet mára megnyugtatóan rendeződni látszik.

Súlyos kérdés az elektronikus iktatás "megrendszabályozása". Sajnos azt
kell mondanom, hogy jelenleg valóban elvadult állapotok jellemzik az
iktatas at ttkhok.elte.hu e-mail címet, leginkább a naponta nagyságrendileg
100 db-ra tehető spam levél miatt. Jelenleg még nincsen kialakult
koncepcióm ennek a problémának megnyugtató rendezésére - de úgy látom
ezzel a világon mindenki így van. Remélem a következő beszámolómban
lényeges előrelépésről számolhatok majd be - és korábbi ígéretemhez
híven - a következő félévre már működőképes lesz az iktatásnak ezen
részegysége is.

A képviselők adatainak és az e-mail lista adatbázisának bejegyzései
naprakészek, az esetlegesen felmerülő problémákat orvosolni tudtam.

Összességében úgy látom, hogy a rám ruházott kötelezettségek jelentős
részének eleget tettem, de természetesen - tapasztalatságom okán is -
van még javítani való a munkámban. Ennek segítéséhez valamint a
beszámolóm elfogadásához kérem a Tisztelt Közgyűlés támogatását!

Orbán Ádám
ELTE TTK HÖK titkár
hoktitkar at ttkhok.elte.hu
--------- következő rész ---------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: Beszámoló.doc
Type: application/msword
Size: 32256 bytes
Desc: nem elérhető
URL: <http://listbox.elte.hu/pipermail/ttkhok-kepviselok/attachments/20041114/081ac817/attachment.doc>